Welke controles voeren auditors uit bij RooO?
Auditors voeren bij RooO (Regeling opvang ontheemden Oekraïne) uitgebreide controles uit op de rechtmatige en doelmatige uitvoering van opvangverplichtingen door gemeenten. Deze controles omvatten documentonderzoek, procesverificatie, technische systeemcontroles en compliance-assessments. RooO-audits controleren specifiek de registratie in de BRP, de verstrekking van leef- en eetgeld, de implementatie van eigenbijdrageregelingen en de naleving van huishoudelijke reglementen in opvanglocaties.
Wat is RooO en waarom zijn controles zo belangrijk?
RooO staat voor de Regeling opvang ontheemden Oekraïne, een wettelijke regeling die gemeenten sinds april 2022 ondersteunt bij de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Deze regeling vormt de juridische basis voor gemeentelijke verplichtingen rondom onderdak, leefgeld en zorgverlening aan ontheemden.
De controles zijn cruciaal omdat gemeenten complexe uitvoeringsprocessen moeten beheren, waarbij de rechtmatige verstrekking van leef- en eetgeld wordt gekoppeld aan het arbeidsinkomen van ontheemden. Gemeenten moeten toegang krijgen tot de Polisadministratie van het UWV om inkomsten uit arbeid te controleren en hun softwareleveranciers opdracht geven voor noodzakelijke systeemaanpassingen.
Voor organisaties in de publieke sector en zorgverlening zijn deze controles essentieel, omdat fouten in de uitvoering kunnen leiden tot rechtmatigheidsrisico’s en financiële consequenties. De regeling vereist dat gemeenten binnen vijftien dagen na aanvang van de opvang meertalige informatie verstrekken over verstrekkingen, verplichtingen en inschrijving in de Basisregistratie Personen.
Welke documenten en processen controleren auditors bij RooO?
Auditors onderzoeken systematisch alle beleidsdocumenten, procedures en administratieve processen die betrekking hebben op de opvang van ontheemden. De controle richt zich op de verificatie van beleidsregels, uitvoeringsprocessen en de documentatie van besluitvorming.
De belangrijkste documenten die worden gecontroleerd, zijn:
- Beleidsstukken over de verstrekking van leef- en eetgeld
- Procedures voor inlichtingenplicht en informatieverstrekking
- Registraties in de Basisregistratie Personen (BRP)
- Documentatie van eigenbijdrageregelingen voor werkende ontheemden
- Huishoudelijke reglementen van opvanglocaties
- Communicatiematerialen in verschillende talen
Auditors controleren of gemeenten de verplichte informatieverstrekking binnen de wettelijke termijn van vijftien dagen realiseren en of deze informatie in begrijpelijke taal wordt aangeboden. Ook wordt gecontroleerd of ontheemden correct worden geïnformeerd over hun verplichting om binnen twee weken inkomens- en gezinswijzigingen te melden.
Procescontroles richten zich op de werkwijze bij de intrekking van leefgeld wanneer ontheemden door werk of uitkeringen in hun levensonderhoud kunnen voorzien. Auditors beoordelen of gemeenten de uitzonderingsgrond bij onevenredige schade correct toepassen.
Hoe voeren auditors technische controles uit bij RooO?
Technische controles bij RooO richten zich primair op de systeemintegratie met UWV-systemen en de beveiliging van persoonsgegevens van ontheemden. Auditors controleren of gemeenten correct toegang hebben gekregen tot Suwinet Inkijk voor de raadpleging van de Polisadministratie.
De technische aspecten die worden gecontroleerd, omvatten:
- De configuratie van Suwinet-toegang voor inzage in arbeidsinkomen
- De implementatie van signalen van het Inlichtingenbureau over mutaties
- Systeemaanpassingen voor de verwerking van UWV-gegevens
- Toegangscontroles en autorisatiebeheer voor medewerkers
- Logging en monitoring van gegevensraadplegingen
- De beveiliging van gevoelige persoonsgegevens van ontheemden
Auditors beoordelen of gemeenten een adequate technische infrastructuur hebben ingericht om het arbeidsinkomen van ontheemden te monitoren, zonder drempelbedragen die de uitvoering complex maken. Ze controleren of systemen correct kunnen omgaan met zzp-inkomsten en ondernemerschap van ontheemden, die niet zichtbaar zijn in Suwinet.
Bijzondere aandacht gaat uit naar de beveiliging van gegevensuitwisseling en naar de vraag of gemeenten voldoen aan de privacywetgeving bij de verwerking van UWV-informatie. Ook wordt gecontroleerd of back-upsystemen en continuïteitsmaatregelen adequaat zijn ingericht.
Wat zijn de meest voorkomende bevindingen bij RooO-audits?
De meest voorkomende bevindingen bij RooO-audits betreffen tekortkomingen in systeemintegratie, onvolledige documentatie en problemen met de terugvordering van onterecht verstrekt leefgeld. Veel gemeenten hebben moeite met de complexiteit van de eigenbijdrageregeling voor werkende ontheemden.
Typische compliance-issues die auditors aantreffen:
- Ontbrekende of onvolledige toegang tot UWV-gegevens via Suwinet
- Inadequate procedures voor de beoordeling van onevenredige schade
- Onvoldoende controle op zzp-inkomsten en ondernemerschap
- Gebrekkige documentatie van besluitvorming over leefgeldintrekking
- Ontoereikende meertalige communicatie naar ontheemden
- Problemen met terugvordering wegens een ontbrekende juridische grondslag voor een dwangbevel
Een belangrijk aandachtspunt is dat gemeenten vaak onvoldoende capaciteit hebben ingericht voor de complexe beoordeling van arbeidsinkomen. Auditors constateren regelmatig dat medewerkers onvoldoende zijn getraind in de specifieke aspecten van de RooO-uitvoering, vooral waar deze afwijkt van reguliere Participatiewetprocedures.
Veel bevindingen hebben betrekking op risico’s rond uitbuiting van ontheemden in zzp-constructies en het ontstaan van belastingschulden. Gemeenten hebben vaak onvoldoende handvatten om deze complexe situaties adequaat te beoordelen voor de toepassing van uitzonderingsgronden.
Hoe bereid je je organisatie voor op een RooO-controle?
Voorbereiding op een RooO-controle vereist een systematische documentatie van alle uitvoeringsprocessen en een verificatie van systeemfunctionaliteiten. Gemeenten moeten aantonen dat zij voldoen aan alle wettelijke verplichtingen onder de Regeling opvang ontheemden Oekraïne.
Essentiële voorbereidingsstappen zijn:
- Inventariseer alle beleidsdocumenten en procedures voor de RooO-uitvoering
- Controleer de werking van Suwinet-toegang en de uitwisseling van UWV-gegevens
- Documenteer alle besluiten over leefgeldintrekking en uitzonderingsgronden
- Verzamel bewijs van tijdige en meertalige informatieverstrekking
- Controleer registraties in de BRP en administratieve processen
- Bereid dossiers voor van complexe gevallen met zzp-inkomsten
Zorg ervoor dat alle medewerkers die betrokken zijn bij de RooO-uitvoering adequaat getraind zijn en beschikken over actuele procedurehandleidingen. Controleer of autorisaties voor Suwinet-toegang correct zijn ingericht en of de logging van gegevensraadplegingen functioneert.
Bereid een overzicht voor van alle opvanglocaties met bijbehorende huishoudelijke reglementen en controleer of deze voldoen aan de gestelde eisen. Zorg voor de beschikbaarheid van ENSIA-assessmentdocumentatie indien van toepassing op ondersteunende IT-systemen.
Hoe BKBO B.V. helpt met RooO-assessments
Wij ondersteunen gemeenten met gespecialiseerde RooO-audits die de complexe uitvoeringsprocessen van de Regeling opvang ontheemden Oekraïne grondig controleren. Onze ervaring met meer dan 1.843 afgeronde audits sinds 2018 stelt ons in staat om de specifieke uitdagingen van de RooO-implementatie effectief te beoordelen.
Onze RooO-assessment biedt:
- Een grondige controle van de UWV-systeemintegratie en Suwinet-toegang
- Een beoordeling van procedures voor eigenbijdrageregelingen
- Een verificatie van rechtmatige leefgeldverstrekking en intrekkingsprocessen
- Een controle van meertalige communicatie en informatieverstrekking
- Een assessment van risicobeheer rond zzp-constructies en uitbuiting
- Concrete aanbevelingen voor de verbetering van uitvoeringsprocessen
Met onze “geen-gekibbelgarantie” en vaste prijzen, inclusief eventuele heraudits, bieden wij gemeenten zekerheid over hun compliance met deze regelmatig wijzigende regelgeving. Onze onafhankelijke positie als keurmeester waarborgt objectieve beoordelingen zonder belangenconflicten.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij uw gemeente kunnen ondersteunen bij RooO-compliance en kunnen helpen de complexe uitdagingen van de opvang van ontheemden te beheersen.
Auditors voeren bij RooO (Regeling opvang ontheemden Oekraïne) uitgebreide controles uit op de rechtmatige en doelmatige uitvoering van opvangverplichtingen door gemeenten. Deze controles omvatten documentonderzoek, procesverificatie, technische systeemcontroles en compliance-assessments. RooO-audits controleren specifiek de registratie in de BRP, de verstrekking van leef- en eetgeld, de implementatie van eigenbijdrageregelingen en de naleving van huishoudelijke reglementen in opvanglocaties.
Wat is RooO en waarom zijn controles zo belangrijk?
RooO staat voor de Regeling opvang ontheemden Oekraïne, een wettelijke regeling die gemeenten sinds april 2022 ondersteunt bij de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Deze regeling vormt de juridische basis voor gemeentelijke verplichtingen rondom onderdak, leefgeld en zorgverlening aan ontheemden.
De controles zijn cruciaal omdat gemeenten complexe uitvoeringsprocessen moeten beheren, waarbij de rechtmatige verstrekking van leef- en eetgeld wordt gekoppeld aan het arbeidsinkomen van ontheemden. Gemeenten moeten toegang krijgen tot de Polisadministratie van het UWV om inkomsten uit arbeid te controleren en hun softwareleveranciers opdracht geven voor noodzakelijke systeemaanpassingen.
Voor organisaties in de publieke sector en zorgverlening zijn deze controles essentieel, omdat fouten in de uitvoering kunnen leiden tot rechtmatigheidsrisico’s en financiële consequenties. De regeling vereist dat gemeenten binnen vijftien dagen na aanvang van de opvang meertalige informatie verstrekken over verstrekkingen, verplichtingen en inschrijving in de Basisregistratie Personen.
Welke documenten en processen controleren auditors bij RooO?
Auditors onderzoeken systematisch alle beleidsdocumenten, procedures en administratieve processen die betrekking hebben op de opvang van ontheemden. De controle richt zich op de verificatie van beleidsregels, uitvoeringsprocessen en de documentatie van besluitvorming.
De belangrijkste documenten die worden gecontroleerd, zijn:
- Beleidsstukken over de verstrekking van leef- en eetgeld
- Procedures voor inlichtingenplicht en informatieverstrekking
- Registraties in de Basisregistratie Personen (BRP)
- Documentatie van eigenbijdrageregelingen voor werkende ontheemden
- Huishoudelijke reglementen van opvanglocaties
- Communicatiematerialen in verschillende talen
Auditors controleren of gemeenten de verplichte informatieverstrekking binnen de wettelijke termijn van vijftien dagen realiseren en of deze informatie in begrijpelijke taal wordt aangeboden. Ook wordt gecontroleerd of ontheemden correct worden geïnformeerd over hun verplichting om binnen twee weken inkomens- en gezinswijzigingen te melden.
Procescontroles richten zich op de werkwijze bij de intrekking van leefgeld wanneer ontheemden door werk of uitkeringen in hun levensonderhoud kunnen voorzien. Auditors beoordelen of gemeenten de uitzonderingsgrond bij onevenredige schade correct toepassen.
Hoe voeren auditors technische controles uit bij RooO?
Technische controles bij RooO richten zich primair op de systeemintegratie met UWV-systemen en de beveiliging van persoonsgegevens van ontheemden. Auditors controleren of gemeenten correct toegang hebben gekregen tot Suwinet Inkijk voor de raadpleging van de Polisadministratie.
De technische aspecten die worden gecontroleerd, omvatten:
- De configuratie van Suwinet-toegang voor inzage in arbeidsinkomen
- De implementatie van signalen van het Inlichtingenbureau over mutaties
- Systeemaanpassingen voor de verwerking van UWV-gegevens
- Toegangscontroles en autorisatiebeheer voor medewerkers
- Logging en monitoring van gegevensraadplegingen
- De beveiliging van gevoelige persoonsgegevens van ontheemden
Auditors beoordelen of gemeenten een adequate technische infrastructuur hebben ingericht om het arbeidsinkomen van ontheemden te monitoren, zonder drempelbedragen die de uitvoering complex maken. Ze controleren of systemen correct kunnen omgaan met zzp-inkomsten en ondernemerschap van ontheemden, die niet zichtbaar zijn in Suwinet.
Bijzondere aandacht gaat uit naar de beveiliging van gegevensuitwisseling en naar de vraag of gemeenten voldoen aan de privacywetgeving bij de verwerking van UWV-informatie. Ook wordt gecontroleerd of back-upsystemen en continuïteitsmaatregelen adequaat zijn ingericht.
Wat zijn de meest voorkomende bevindingen bij RooO-audits?
De meest voorkomende bevindingen bij RooO-audits betreffen tekortkomingen in systeemintegratie, onvolledige documentatie en problemen met de terugvordering van onterecht verstrekt leefgeld. Veel gemeenten hebben moeite met de complexiteit van de eigenbijdrageregeling voor werkende ontheemden.
Typische compliance-issues die auditors aantreffen:
- Ontbrekende of onvolledige toegang tot UWV-gegevens via Suwinet
- Inadequate procedures voor de beoordeling van onevenredige schade
- Onvoldoende controle op zzp-inkomsten en ondernemerschap
- Gebrekkige documentatie van besluitvorming over leefgeldintrekking
- Ontoereikende meertalige communicatie naar ontheemden
- Problemen met terugvordering wegens een ontbrekende juridische grondslag voor een dwangbevel
Een belangrijk aandachtspunt is dat gemeenten vaak onvoldoende capaciteit hebben ingericht voor de complexe beoordeling van arbeidsinkomen. Auditors constateren regelmatig dat medewerkers onvoldoende zijn getraind in de specifieke aspecten van de RooO-uitvoering, vooral waar deze afwijkt van reguliere Participatiewetprocedures.
Veel bevindingen hebben betrekking op risico’s rond uitbuiting van ontheemden in zzp-constructies en het ontstaan van belastingschulden. Gemeenten hebben vaak onvoldoende handvatten om deze complexe situaties adequaat te beoordelen voor de toepassing van uitzonderingsgronden.
Hoe bereid je je organisatie voor op een RooO-controle?
Voorbereiding op een RooO-controle vereist een systematische documentatie van alle uitvoeringsprocessen en een verificatie van systeemfunctionaliteiten. Gemeenten moeten aantonen dat zij voldoen aan alle wettelijke verplichtingen onder de Regeling opvang ontheemden Oekraïne.
Essentiële voorbereidingsstappen zijn:
- Inventariseer alle beleidsdocumenten en procedures voor de RooO-uitvoering
- Controleer de werking van Suwinet-toegang en de uitwisseling van UWV-gegevens
- Documenteer alle besluiten over leefgeldintrekking en uitzonderingsgronden
- Verzamel bewijs van tijdige en meertalige informatieverstrekking
- Controleer registraties in de BRP en administratieve processen
- Bereid dossiers voor van complexe gevallen met zzp-inkomsten
Zorg ervoor dat alle medewerkers die betrokken zijn bij de RooO-uitvoering adequaat getraind zijn en beschikken over actuele procedurehandleidingen. Controleer of autorisaties voor Suwinet-toegang correct zijn ingericht en of de logging van gegevensraadplegingen functioneert.
Bereid een overzicht voor van alle opvanglocaties met bijbehorende huishoudelijke reglementen en controleer of deze voldoen aan de gestelde eisen. Zorg voor de beschikbaarheid van ENSIA-assessmentdocumentatie indien van toepassing op ondersteunende IT-systemen.
Hoe BKBO B.V. helpt met RooO-assessments
Wij ondersteunen gemeenten met gespecialiseerde RooO-audits die de complexe uitvoeringsprocessen van de Regeling opvang ontheemden Oekraïne grondig controleren. Onze ervaring met meer dan 1.843 afgeronde audits sinds 2018 stelt ons in staat om de specifieke uitdagingen van de RooO-implementatie effectief te beoordelen.
Onze RooO-assessment biedt:
- Een grondige controle van de UWV-systeemintegratie en Suwinet-toegang
- Een beoordeling van procedures voor eigenbijdrageregelingen
- Een verificatie van rechtmatige leefgeldverstrekking en intrekkingsprocessen
- Een controle van meertalige communicatie en informatieverstrekking
- Een assessment van risicobeheer rond zzp-constructies en uitbuiting
- Concrete aanbevelingen voor de verbetering van uitvoeringsprocessen
Met onze “geen-gekibbelgarantie” en vaste prijzen, inclusief eventuele heraudits, bieden wij gemeenten zekerheid over hun compliance met deze regelmatig wijzigende regelgeving. Onze onafhankelijke positie als keurmeester waarborgt objectieve beoordelingen zonder belangenconflicten.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij uw gemeente kunnen ondersteunen bij RooO-compliance en kunnen helpen de complexe uitdagingen van de opvang van ontheemden te beheersen.